Ya lo dijeron los expertos médicos, en lo relacionado a esta cuarentena y al COVID19 no debemos de esperar a que las cosas vuelvan a la normalidad, ya que no van a volver en un buen tiempo y cuando lo hagan habrá sin duda nuevos esquemas de trabajo remoto a los que nos tendremos que adaptar. Es por esta razón por lo que muchas empresas se preguntan en estos tiempos:
Afortunadamente, las tecnologías que permiten estos esquemas de trabajo (la nube) ya están muy probadas y se han vuelto el estándar en muchas industrias. Adicionalmente, estos esquemas (si se implementan bien) ofrecen también muchas ventajas como lo son:
Sin embargo, implementar un esquema de este tipo sin preparación puede traer más problemas que soluciones, por lo que en este artículo te vamos a platicar sobre varias herramientas esenciales para trabajar de esta manera.
Lo primero que debes de hacer para poder empezar a trabajar remotamente es definir tus nuevos canales de comunicación remotos. Muy probablemente ya utilizas algunos como el correo electrónico, pero esto no va a ser suficiente. Necesitas proporcionarle a tu equipo una manera de comunicación más inmediata. Una manera de chatear, piensa en un WhatsApp, pero más orientado a comunicaciones internas de empresas.
Existen actualmente varios servicios para esto, como lo son Microsoft Teams, Google Hangouts, entre otros.
Pero sin duda nosotros te recomendamos que utilices Slack. Esta es una herramienta de una empresa que se dedica única y exclusivamente al chat empresarial, y lo demuestran con la sencillez y utilidad de su producto. Lo mejor de todo, es que puedes usarla sin ningún costo y si eres un poco más dedicad@, podrás incluso integrarla con las aplicaciones que ya utilizas, como lo son tu correo para poder ver todo desde un mismo lugar.
También necesitarás una herramienta para poder hacer videoconferencias, una muy popular en estos momentos es Zoom, que puedes utilizar de manera gratuita (con sus limitantes), pero también hay alternativas como la que igual viene incluída en Microsoft Teams y en el Google G Suite (que es mi favorita).
Si tu empresa es como el 99% de las otras empresas en este mundo, entenderás perfectamente a la siguiente imagen:
En verdad tener acceso a Window's Office es una necesidad absoluta para la mayoría de las empresas, pero sabías que Microsoft ya ofrece una manera de usarlo en la nube? Esta es por medio de Office 365. Esta ofrece todas las aplicaciones que conoces (Word, Excel, etc...) pero te permite trabajar en ellas de manera remota y desde cualquier dispositivo. Y mejor aún, te permite trabajar en tiempo real con tu equipo (tu ves en tiempo real lo que escribe tu compañero en un documento) quitándote así el problema de control de versiones de tus documentos.
Existe realmente sólo una alternativa a este servicio que es el G Suite de Google. Esta herramienta ofrece cosas muy similares al Office 365. Para decidir aquí, ya es en base a gustos. En lo personal yo prefiero el G Suite, ya que su interfaz se me hace más amigable y fácil de usar, pero si involucra un cambio un poco más grande que el que verías con el Office 365, ya que no estás usando los archivos de Word directamente.
Probablemente manejes alguna herramienta que te permita administrarte dentro de tu empresa. Ya sea que utilices un gestionador de proyectos, de cotizaciones, etc. es importante que tengas acceso a esto de manera remota.
Afortunadamente, los softwares modernos se han adaptado para que puedas acceder a ellos fácilmente de manera remota usando un navegador y sin necesidad de que tu empresa mantenga sus redes y servidores.
Otra ventaja de este tipo de software en comparación a los más antiguos, es que ya no necesitas pagar una licencia para utilizar el software, sino obtienes acceso a dicho software por medio de una suscripción. Puedes pensar en ellos como Netflix, pero para control administrativo.
Si aún no estás utilizando este tipo de software, esta es una excelente oportunidad para empezar a modernizarte. Nosotros, en Notaría++ ofrecemos exactamente esto, una herramienta integral en la nube para notarías latinas. Si te interesaría aprender más sobre esto, te invitamos a visitar nuestra página (click aquí para ver más).
Si te gusta el fútbol americano, sabes que el "huddle" es cuando el equipo completo se pone en un círculo para discutir la siguiente jugada.
Ese concepto es ampliamente recomendado también en los negocios y consiste en una reunión diaria de 15 minutos con el equipo completo para platicar sobre: buenas noticias, qué ha estado haciendo cada quien, mencionar puntos donde se necesite ayuda. Estas reuniones son de especial importancia para equipos remotos, ya que ayuda a fomentar el sentido de "ser un equipo" y permite que se siga teniendo el toque humano de la empresa.
Para estas reuniones, utilizar las herramientas de videoconferencias mencionados en el artículo es esencial.
Es importante también tomar algunas medidas de seguridad para ayudarte a proteger tu información mientras trabajas en la nube.
Es importante recordar que el ajuste no es algo que se pueda hacer de un día para otro. Como en todo, es necesario tener paciencia y determinación, pero si se hace un plan de ataque, verás que en relativamente poco tiempo tendrás a un equipo capaz de trabajar de manera 100% remota.
Espero que esta guía haya sido de ayuda. Como mencioné, no podemos esperar a que los tiempos vuelvan a ser lo que fueron y de esta contingencia, como de todas las demás, saldrán adelante las empresas que logren adaptarse. ¿Y tú? ¿Ya estás haciendo algo para adaptar a tu empresa a estos nuevos tiempos?